Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement

Begrippen:
– AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming
– HHR: Huishoudelijk Reglement
– ledenvergadering en jaarvergadering: de algemene vergadering zoals in de Statuten in artikel 11, lid 3 en artikel 12 genoemd wordt.

 Artikel 1: Het bestuur

  1. Het bestuur bestaat tenminste uit: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en twee leden.
  2. Om geldige besluiten te kunnen nemen, moet tenminste 2/3 van de bestuursleden aanwezig zijn. Wanneer, bij een even aantal leden, de stemmen staken beslist de voorzitter.
  3. Het bestuur wordt door de ledenvergadering gekozen en benoemd voor een periode van drie jaar. Kandidaten kunnen zowel door het bestuur als door de leden worden voorgedragen.
  4. De in het derde jaar aftredende bestuursleden kunnen zich herkiesbaar stellen. Voorkomen moet worden dat de voorzitter en de secretaris in hetzelfde jaar aftreden.
  5. Bij tussentijdse vacatures treedt het nieuwe lid in plaats van het terugtredende lid volgens het in de Statuten, artikel 9, lid 4 genoemde rooster van aftreden.
  6. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de vicevoorzitter (de secretaris of de penningmeester) op als voorzitter.
  7. Het bestuur kan personen, die zich op een bijzondere manier voor de vereniging hebben ingezet, in de ledenvergadering tot erelid benoemen.

Artikel 2: De kandidaatstelling

  1. Het bestuur maakt uiterlijk twee weken voor de ledenvergadering schriftelijk aan de leden bekend welke bestuurders aftredend zijn, herkiesbaar zijn of wie als nieuwe kandidaat wordt voorgesteld.
  2. Alle leden zijn verkiesbaar voor bestuursfuncties. De leden kunnen voor aanvang van de ledenvergadering schriftelijk kandidaten voorstellen.
  3. Voorafgaand aan de ledenvergadering wordt vastgesteld of er schriftelijk gestemd wordt of dat de stemming door handopsteking kan plaatsvinden.
  4. Zijn er meer kandidaten dan vacatures dan is een schriftelijke stemming nodig. Over alle vacatures wordt dan gelijktijdig gestemd. De kandidaat met de meeste stemmen wordt gekozen. Bij gelijk aantal stemmen vindt een tweede stemming plaats. Blanco stemmen of ongeldige stemmen tellen niet mee. Wanneer de stemmen staken beslist het lot.
  5. De voorzitter wordt rechtstreeks door de ledenvergadering gekozen. De overige functies worden door het bestuur onderling verdeeld.
  6. Afgetreden bestuursleden dragen direct hun bevoegdheden (mandaat) over aan de nieuw benoemde bestuursleden. Alle in hun bezit zijnde documenten en eigendommen van de vereniging worden binnen één week aan de secretaris overhandigd.
  7. De Statuten en het HHR kunnen worden ingezien op de website van onze Heemkundekring.

Artikel 3: Lidmaatschap van de vereniging

  1. Nieuwe leden melden zich aan bij de secretaris. Gezinsleden van nieuwe leden zijn ook lid. Per gezin mag echter maar één stem uitgebracht worden.
  2. Nieuwe leden ontvangen een welkomstbrief, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy beleid van onze Heemkundekring. Verder wordt aan nieuwe leden verzocht het toestemmingsformulier AVG voor het gebruik van hun persoonlijke gegevens in de ledenlijst direct ingevuld en ondertekend terug te sturen.
  3. Aan nieuwe leden wordt gevraagd de machtiging voor het gebruik van een automatische incasso van het contributiegeld direct ingevuld en ondertekend terug te sturen. De intrekking van deze automatische incasso kunnen zij bewaren tot het moment van opzegging van het lidmaatschap.
  4. Leden melden de opzegging van hun lidmaatschap uiterlijk vier weken voor het einde van het jaar bij de secretaris. Wanneer het lidmaatschap binnen het boekjaar wordt beëindigd, blijft het lid verplicht de contributie over dat kalenderjaar te betalen.
  5. Het lidmaatschap van leden die handelen in strijd met het belang van de vereniging wordt beëindigd. Zij worden wel in de gelegenheid gesteld om zich voor het bestuur en de leden te verdedigen.

Artikel 4: Contributie lidmaatschap

  1. De penningmeester adviseert het bestuur over de hoogte van de contributie. Het bestuurd stelt dit bedrag in januari voor aan de ledenvergadering.
  2. De hoogte van de contributie voor het lidmaatschap van de vereniging wordt met 2/3 meerderheid van de aanwezigen in de ledenvergadering vastgesteld (Statuten, artikel 8).
  3. De contributie moet eind februari van het kalenderjaar betaald zijn. Leden kunnen de penningmeester machtigen de contributie per automatische incasso te innen. Wanneer leden niet daarvoor kiezen, ontvangen zij van de penningmeester een verzoek de contributie over te maken voor eind februari.
  4. Nieuwe leden die zich gedurende het kalenderjaar aanmelden, betalen over de restende maanden contributie.
  5. Is de contributie gedurende twee jaar niet betaald dan wordt het lidmaatschap beëindigd. Betaling van de verschuldigde contributie over deze jaren blijft verplicht.

Artikel 5: Kascommissie

De penningmeester is belast met en verantwoordelijk voor de financiële boekhouding van onze vereniging. Voorafgaand aan de ledenvergadering in januari worden de boeken en bijbehorende documenten van de penningmeester door de kascommissie gecontroleerd. De kascommissie bestaat uit twee leden die elk maximaal 2 jaar daarin zitting mogen hebben. Ieder jaar treedt één lid af. Tijdens de ledenvergadering wordt de leden gevraagd wie in de kascommissie zitting wil nemen ter vervanging van het aftredende lid. De ledenvergadering benoemt de leden van de kascommissie. Bestuursleden mogen geen deel uitmaken van de kascommissie.

Na goedkeuring verleent de ledenvergadering décharge voor het gevoerde financiële beleid.

Artikel 6: Vergaderingen, lezingen e.d.

  1. Het bestuur neemt het initiatief tot het houden van vergaderingen, lezingen, bijeenkomsten, excursies, tentoonstellingen, studieavonden e.d. Leden kunnen daarvoor bij het bestuur voorstellen indienen.
  2. Tijdens vergaderingen wordt over personen schriftelijk en over zaken mondeling gestemd. Voor de stemopneming worden door het bestuur drie leden (geen bestuursleden) benoemd. Bij alle stemmingen wordt beslist met gewone meerderheid van stemmen, behalve in de gevallen waarvoor statuten en/of huishoudelijk reglement anders hebben bepaald. Blanco stemmen en ongeldige stemmen hebben geen waarde. Bij staking der stemming vindt herstemming plaats. Indien wederom de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 7: Wijzigingen HHR

Wijzigingen in het HHR kunnen op voorstel van het bestuur of op verzoek van 10 leden worden aangebracht tijdens de ledenvergadering van januari. De 10 leden die wijzigingen willen aanbrengen in het HHR moeten hun voorstel uiterlijk één maand voor de ledenvergadering van januari schriftelijk indienen bij het bestuur. Het voorstel tot wijziging van de HHR wordt door het bestuur uiterlijk twee weken voor de ledenvergadering schriftelijk aan de leden bekend gemaakt.

Artikel 8: Onvoorziene zaken

In alle zaken waarin dit reglement en de Statuten niet voorziet, beslist het bestuur. Het bestuur legt daarover verantwoording af aan de ledenvergadering.

Lith, 26 januari 2021
Jan Smits, voorzitter
Carla Heeren, secretaris.